2011年12月16日

【ルーチン企画(2)】出社後ルーチンはInbox ゼロ(タスク拾い)だった。TaskChute2使っています。


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はまさん(@Surf_Fish)のルーチン公開企画に参加しています。

昨日は、朝ルーチンをご紹介しました。今日は、会社出社後ルーチンをご紹介します。

会社でのタスク管理は、本家TaskChuteを使用しています。

こちらはTaskChute2の画面。
TaskChuteルーチン.png

一つ一つ見ていきます。

メールチェック

出社したら、TaskChuteの日付を当日にして、現在時刻をCtl+;で入力して、メールに目を通します。
2分ルールですぐ返信できるものは、返信してしまいます。
確認して返信、調べて返信、調整して返信等、返信の前にアクションが必要なものは、タスクとしてTaskChuteに書き出し、ここでは返信しません。

メールチェックは、1日に3回としています。
・朝のメールチェック
・昼のメールチェック
・4時のメールチェック

一日の仕事の記録を詳細に取ってみると、必要以上に、1日に何度もメールを見ていることが分かったので、減らしてみました。
メールで返信が来ているはずという時は、3回のメールチェックの時間以外にも見ますが、極力メールチェックを減らしています。
メールに振り回されないで、自分のペースで仕事をするためです。

それまで、メール受信通知をしていましたが、中断されないように全部オフにしました。
メール処理.png

メールに振り回されるのではなく、自分から主体的にメールを見ていると思うと気持ちがいいです。



案件の状況確認 フォーカスすべきタスク抽出

抱えている案件一覧に目を通します。フォーカスすべきタスクを抽出し、TaskChuteに書き出します。既に書き出してRepeat設定してある場合もあります。

朝のTaskChute確認整理

ここまでで、メールから抽出されたタスクなど、タスクが追加されています。終了時間を確認し、帰宅時間(4時半)に間に合うか確認します。間に合わなかったら、翌日以降に回せるタスクを探し、日付変更します。

Notesカレンダー

会社のカレンダーです。ミーティングの予定が入っています。定例ミーティングはカレンダー見なくても把握できていますが、不定期なミーティングは要注意です。翌週分も確認し、必要なタスクがないか確認します。あったら、TaskChuteに追加します。

Googleカレンダー確認確認

プライベートのカレンダーです。対応が必要なことがないか確認します。

Evernote確認タスク抽出

EvernoteのInboxを確認し、タスクがあったら抽出します。

Nozbe確認 inbox zero

NozbeのInboxを確認。NozbeInboxで登録することが多く、プロジェクトが設定されていないので、該当プロジェクトに移します。
Next Actionにも目を通します。

NozbeInbox 2.2(¥170)App
カテゴリ: 仕事効率化, ライフスタイル
販売元: Ray Matayoshi - Sayobs(サイズ: 0.4 MB)
全てのバージョンの評価: (9件の評価)




モレスキン確認

最近、システム手帳を持つのをやめました。Googleカレンダーのおかげで、手帳に予定を書くことがなくなったので、モレスキンを持ち歩いています。この中にタスクがあったら抽出します。


以上、ここまでで1時間弱です。実際は、もう少し早く終わっています。
または、出社後ルーチンの間に割込みがある場合もあります。割込みでタスクが発生する場合も多々あります。

こうして出社後ルーチンを見直してみると、出社後ルーチンでやろうとしているのはInboxゼロでした。Inbox(メール、カレンダー、Evernote、Nozbe、モレスキン)に一通り目を通し、タスクを拾い出しています。これをやっておくと安心なのです。

以上、私の出社後ルーチンでした。


<おまけ>
TaskChuteのタスク名の後に@12/16(金)(repeats)となっていますが、この設定をしてあることでタスクを終了した時に、翌週金曜(12/23)の日付設定で、タスクが複製されます。便利です!
他にも不定期タスクの設定など、TaskChute2はRepeat機能が充実しています。


TaskChuteβ版のダウンロードはこちらから。
http://cyblog.jp/modules/mydownloads/

タスク管理を極めるために読んでおきたい本。


TaskChute2のダウンロードは、こちらから。


関連エントリ
【ルーチン企画(1)】朝ルーチンはこんなです。TaskChuteブラウザ版のiPhone画面あり。
「クラウド時代のタスク管理の技術」自分にとって楽しいことを増やしていくタスク管理システム
【手帳術】手帳・ノート こう使ってます(2011年2月現在)



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posted by ホッシーナ at 08:00 | Comment(0) | TrackBack(0) | タスク管理 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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